2020-04-11

LINE公式アカウントで不動産管理を効率化させる

LINE公式アカウントとは

LINE公式アカウントは、企業や店舗のLINEアカウントを開設できるサービスです。当社では、入居者さんとの連絡やり取りにLINE公式アカウントを利用しています。

不動産管理業の実務は、連絡関係が大部分を占めます。マンション全体の通知、入居者さんとの個別のやり取り、家賃未入金の連絡、対応依頼の受付など、そのほとんどが連絡です。

電話のやり取りでは相手の状況が分からず、電話に出てもらえなければ要件を伝えることができません。その点、 LINEを利用すれば、いつでも用件を確実に伝えることができ、また記録が残るため言った言わないの防止にも便利です。

仕事中は電話に出られない方がほとんどだと思いますので、そもそも電話で連絡するという事自体が、管理会社の連絡手段として、とても確率の低い方法であるということが言えます。

一つの LINEビジネスIDにつき100アカウントまで作成できます。例えば、物件ごとにアカウントを作成すれば物件ごとのやり取りが可能です。

アカウントごとにメッセージの一斉送信が可能です。例えば、定期清掃・エレベーター点検・排水管の高圧洗浄など、入居者の全員にお知らせすることが可能です。

また、物件の近隣からのクレームに対してすぐに通知をすることも可能です。 LINEを利用しない場合は、わざわざ通知文を作成し、現地へ行ってポスト投函するなど手間が多く、またタイムリーに対応することができません。

こちらからの一斉送信に対し、返事をもらった場合は個別のチャットルームに切り替わります。つまり全体に発信し、入居者の方が返事をした場合は、他の方が見られない一対一のチャットに切り替わるので、効率がとても良いです。

基本的には、個人間のLINE機能と同じことができるため、写真や動画の送受信も手間なくできます。

入居者の方からの”設備不具合”のやり取りは、まず状況を確認することが一つの業務の手間になります。言葉で聞くより、動画のほうが格段に状況がわかりやすく、交換あるいは修理など対応の方針をLINEのやりとりだけで決めることができます。

LINEを活用すれば、状況確認のための日程調整、そして現場確認のための訪問、という工程を省略することができ、スピーディーな対応ができます。入居者の方にとっても対応が早まることは満足以外ないでしょう。

営業時間の設定ができ、時間外は自動で応答メッセージを送信することができます。

例えばこのように、時間外には緊急時の連絡先を知らせることもできます。

また、期間を設定して自動応答することも可能です。例えば、特別休暇（夏季休暇・年末年始の休暇）などで利用ができます。

スマホアプリがあるので、外出先からメッセージのやり取りをすることができます。

チャット画面で送受信した画像は数日経つと表示がされなくなります。全てのやり取りを記録しておきたいのですが、今時点では対応できていないようです。

パソコンで利用する場合、 Google Chromeでしかチャット機能が使えません。 Safariでは利用できません。なお、私はMacを利用しているため、 Windows の環境は確認できておりません。

LINEを利用しない場合は、電話連絡のミスマッチ・通知文作成(出力・移動・投函)の手間や不具合の現地確認など、むしろ仕事を増やしてしまう環境にあると言えます。

LINEを活用すれば、入居者の方も、管理会社にとっても無駄のない、正確で、タイムリーなやり取りが可能となります。使わないのがもったいないくらいなので、是非使うことをオススメいたします！

弊社は、プロパティ・マネジメントに徹した管理会社です。協力（仲介）業者とのパートナーシップ構築、入居者からのクレーム対応迅速化により、高稼働・解約防止のためのマネジメントを行います。